Немного предыстории. 

Несколько лет назад я работала в университете под руководством ректора и проректора, докторов филологических и культурологических наук. Мой отдел вел переписку с датским деятелем культуры на предмет реализации проекта региональной важности.  В какой-то момент, когда началось обсуждение материальных вопросов – что университет сможет предоставить для осуществления проекта – я столкнулась с решением конкретной задачи. Я вынуждена была быть твердой и настойчивой в изложении наших требований, потому что университет не обладал такими возможностями, как оплата проживания, питания, трансфер для иностранного гостя и прочие, как казалось руководству, привилегии. Я как ювелир оттачивала каждое письмо, да что там — каждое предложение. Вот тогда я полностью оценила свою «врожденную дипломатичность и вежливость», она мне помогла как никогда. Я тщательно маскировала все прямые отказы и написала такое письмо Боюсь-нам-придется-отказаться-от-вашего-визита, что в итоге наш датский гость приехал со своим великолепным проектом. Он сам оплатил свой проезд и проживание, самостоятельно питался и оплачивал свои телефонные разговоры. Его проект произвел большой резонанс и привлек внимание широкой публики, он действительно имел региональную важность. Мой руководитель была крайне рада тому, что мы смогли участвовать в этом проекте, и, конечно же, нас похвалили за то, что мы «привезли» такого гостя, и я помню, как она гордилась тем, что как искусно она провела переговоры и заполучила такого гостя.

Заполните простую форму

Откуда я это знала? Повезло с «врожденной вежливостью», скажете вы? Не уверена. Знания и Опыт. Многолетняя практика. Быть вежливой я училась на практике. И начала это делать не в переписке с иностранными партнерами, а с детства. Вежливость помогает достичь цели, получить то, что ты хочешь. Помните, в действе нам напоминали использовать «волшебное слово» и, выдавая конфету, демонстрировали тем самым, что это помогает получить желаемое. Так почему же это не использовать в переписке и устном общении с партнерами?

Могу точно сказать, что мне к тому моменту, грамотному кандидату наук, имеющей большой опыт самой разной деловой переписки, проведения и перевода переговоров в различных сферах – от образования и науки до бизнеса, автору и преподавателю курса по межультурной коммуникации, было понятно, что писать и как писать, учитывая кросс-культурный контекст. Слава богу, мне не приходилось думать про «перфект» и «пассив». Я отдавала себе отчет, в том, что, если я буду просто писать то, что мне говорят мои русскоязычные руководители, записывая за ними текст слово в слово, то мы вообще останемся без иностранных гостей и партнеров. Я точно знала, как нужно сформулировать мысль и преподнести твои требования, чтобы «не уронить лицо» ни руководству – у них свои обстоятельства и свое начальство, ни гостю - он просто не заслужил.

Интернет пестрит материалами под заголовками «Как написать деловое письмо по-английски». В каждой статье- готовые сборники клишированных фраз, позволяющих начать, продолжить, закончить сообщение. Только расставляй по порядку! Откуда же тогда столько желающих овладеть искусством письма? Хотя, судя по запросам, пока речи об искусстве нет: речь идет про элементарное умение правильно писать письма и не упасть в грязь лицом перед зарубежным партнером.

Вот некоторые из обращений с просьбой НАУЧИТЬ писать письма, от которых веет настоящей болью (сохранен язык оригинала):

«Я поприветствовала партнеров словом из сериала, который смотрю – “dude”, а в ответном письма в P.S. узнала точное значение этого слова. Мне было очень неловко. Откуда же знать, что моно говорить/писать, а что нельзя? Помогите!» (А., менеджер туристической компании)

«Я веду переписку от лица нашей компании сама. Не уверена, что вообще правильно это делаю. Я, конечно, посмотрела какую-то информацию, мне показалось все так сложно и вычурно. Я просто пишу, как говорю, сразу, конкретно и по делу, ну, как в русском мы говорим. Но я читаю письма их (партнеров) письма и вижу, что они по-другому пишут. Думаю, мне нужно поучиться вообще строить предложения, как они» (А., менеджер свадебного агентства)

«Моя проблема в том, что я все время не знаю, как начать. И как сказать так, чтобы четко было. Я прочитала, что главное- четко сформулировать, но у меня все время письма огромные получаются. А в ответе на последнее письмо меня попросили еще раз сказать, чего же мы (моя компания) хотим. Мне было вообще не по себе, выходит, что я не смогла вообще мысль донести…» (Д., помощник руководителя)

«Я… как говорят сейчас? Прокрустинирую. Когда босс говорит мне написать письмо, я долго не приступаю, тяну. Потому что я не уверен, как это делать. Хочется получше написать, поумнее. Начинаю по словарям проверять слова, умное что-то искать. Думаю, что мне слов просто не хватает. А еще тяжело, когда какие-то проблемные ситуации, то проще перевести слова босса, чем написать. Но он часто говорит напиши как-нибудь, суть проблемы же знаешь. А хочется вежливо написать, а я не знаю, как это сделать». (Р., Менеджер по закупкам)

Вы сможете найти информацию. Ее найти сейчас несложно. Что вам действительно нужно – это профессиональная навигация. Ведение переписки с партнерами, клиентами в бизнесе, по личным вопросам, таким как обучение, отдых, покупки предполагает использование коммуникативных навыков делового общения. И к сожалению, нет, - это не врожденное умение! Теперь добавьте сюда такой нюанс, как ведение переписки на неродном языке. Далее добавьте еще такой мелкий нюансик – уровень владения этим языком.

Мы понимаем ваше смятение, ваши переживания и стремление избавиться от этих ощущений и просто начать писать с удовольствием. Поэтому мы приготовили для вас кое-что, но об этом позже.

Пока предлагаем вашему вниманию короткое эффективное руководство, которое сразу поможет решить некоторые проблемы, связанные с написанием писем и раскроет такие секреты, которые можно узнать только на практике.

Сайт размещается на хостинге Спринтхост